Документальное сопровождение командировки и отчетные документы командировочного за проживание в гостинице

Служебные поездки от организаций – это неотъемлемая часть любой трудовой деятельности. Они могут иметь различные цели: заключение соглашений, приобретение необходимых товаров, реализация продукции, обучение и многое другое. Однако любая командировка не обходится без документального оформления и обязательного учета.

Понятие командировки

Определение понятия «командировка» раскрыто в статье 166 ТК РФ и пункта 2 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ №749 от 13.10.2008 г. «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

Служебная командировка – это перемещение сотрудника по приказу работодателя на оговоренный период для выполнения служебного поручения вне места постоянного трудоустройства.

При оформлении работника в командировку ему выплачивается определенный доход, который зависит от средней заработной платы, а также осуществляется компенсация всех расходов в период поездки (при этом сотрудник должен документально подтвердить расходы, предоставив, например документы от гостиницы для отчетности).

Сотрудник, который был направлен в командировку, имеет следующие гарантии, установленные ТК РФ:

• сохранение места работы и закрепленной должности;
• сохранение средней зарплаты во время осуществления выезда;
• компенсация расходов во время командировки.

Необходимые документы

При направлении работника в служебную командировку требуется оформить пакет документов.

1. Служебное задание (направление в командировку).
2. Служебная записка (при использовании автомобиля для передвижения).
3. Приказ (в нем указывается: место направления, цель командировки, период выезда, источник финансирования, оформляется в форме Т9 и Т9а)
4. Авансовый отчет (подтверждает расходы в период командировки, оформляется в форме АО-1)
5. Табель учета рабочего времени (для учета отработанных дней, праздничные и выходные дни обычно оплачиваются в двойном размере).
6. Командировочное удостоверение (при направлении в командировку по России и странам СНГ, оформляется в форме Т-10).

Командировочный приказ

Командировочный приказ оформляется работодателем и регистрируется в журнале. На каждом предприятии существует своя утвержденная форма данного документа. В нем указывается следующая информация:

• ФИО сотрудника, которого направляют в командировку;
• цель поездки;
• место назначения;
• дата выезда;
• продолжительность пребывания в месте назначения.

После заполнения командировочного приказа, он передается непосредственно исполнителю поездки.

Авансовый отчет

После прибытия из командировки сотрудник должен представить составленный собственноручно отчет о потраченных средствах (в единичном экземпляре). С данной целью заполняется авансовый отчет, к которому прилагаются чеки, квитанции на оплату жилья, проезда, питания и иных возможных расходов. Данный документ должен быть представлен сотрудником в течение трех дней с момента возвращения.

В документе указывается следующая информация:

• размер изначально выданного аванса;
• номер документа;
• дата выдачи средств;
• лицо, которому выдан аванс (ФИО и должность);
• сумма потраченных средств;
• размер остатка (при наличии);
• прилагающиеся документы, подтверждающие факт расходов.

Стоит отметить о важности правильного заполнения документации. В случае если авансовый отчет будет оформлен ненадлежащим образом, по нему нельзя будет произвести возмещение затрат, а также его нельзя использовать при сборе налоговой документации.

Расходы

Возмещение расходов сотрудника устанавливается трудовым законодательство РФ. В расходы, которые организация обязана компенсировать, входят:

• оплата проезда в любом транспортном средстве;
• съем жилья, гостиницы;
• суточные (все виды дополнительных расходов, связанные с проживанием вне места постоянной работы);
• все расходы, осуществленные с разрешения начальства.

Подтверждающие документы

Поскольку по Трудовому кодексу РФ возмещение расходов во время командировки производится только при наличии подтверждающих документов, сотрудник обязан предоставить отчетную документацию.

Отчетные документы для командировочных делятся на две основные категории: подтверждающая проезд и подтверждающая проживание сотрудника. К первой из них относятся проездные билеты и посадочные талоны.

Для подтверждения осуществления расходов второго типа следует предоставить:

• чеки на проживание в гостинице;
• кассовый счет за продукты питания и иных необходимых товаров;
• счет-фактура;
• договор аренды;
• квитанция об оказании различных услуг.

В случае если сотрудник во время командировки проживал у частного лица (съем квартиры или комнаты), ему необходимо предоставить договор найма жилья.

Об особенностях оформления командировки смотрите видеосюжет:

Размер суточных

Оплата суточных может осуществлять по следующим документам:

• командировочное удостоверение;
• локальные акты организации;
• коллективный договор.

При этом документальное подтверждение от сотрудника не требуется.

Сумма выплат неограниченная, она определяется работодателем. На законодательном уровне размер суточных достигает 700 рублей по России и 2500 в случаях командирования за границу. Данные выплаты не облагаются НДФЛ. В случае выплат компенсации в размере, превышающей установленную, они могут облагаться налогами.

Прочие расходы

В поездках по делам организации нередко возникает необходимость в дополнительных расходах, которые тоже впоследствии компенсируются. К ним относятся:

• деловые звонки (по вопросам организации);
• оплата страховки на время пребывания;
• обмен валюты;
• проезд на общественном транспорте;
• провоз багажа или груза.

Данные расходы также должны подтверждаться документально. Для возмещения расходов сотрудник может предоставить чеки, билеты и другие отчетные документы по командировке.